Anlegen einer abweichenden Rechnungsadresse in Hotelsoftware ResiGo

Wenn Sie in der Gästekartei einen Gast angelegt haben, der immer selbst reserviert aber die Rechnung an die Firma geht kann dieses in der Hotelsoftware hinterlegt werden. Ordnen Sie zuerst in der Gästekartei dem Gast die Firma zu. Um eine Firma auswählen zu können muss diese auch als Kundenart Firma in ResiGo angelegt sein.

Wenn Sie in der Hotelsoftware jetzt die Firma dem Gast zugeordnet haben bekommen Sie unten ein neues Auswahlfeld. Sie müssen jetzt nur noch “Die Rechnungsadresse ist immer die Firmenadresse” anwählen. In Zukunft wird dann die Rechner, auch wenn der Gast mit seiner Privatadresse reserviert automatisch an die Firma berechnet.

Warum steht im Hotelprogramm Logis und nicht Doppelzimmer oder Einzelzimmer auf der Rechnung?

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Sie können in ResiGo Hotelsoftware für den Rechnungsdruck verschiedene Anzeigemöglichkeiten auswählen. Diese erscheinen im Hotelprogramm unten rechts im Rechnungsfenster.

Bei der Sortierung nach Hauptgruppen erscheint auf der Rechnung immer der Warengruppenname also Übernachtung, Speisen, Getränke oder Sonstiges

Wenn Sie aber die Artikelbezeichnung, wie z.B. Logis Doppelzimmer, Mineralwasser, Zustellbett, Garage… haben wollen müssen Sie in der Hotelsoftware Sortierung nach Einzelposten anwählen. Wenn Sie eine Rechnung mit dieser Einstellung gebucht haben, merkt sich das System die Einstellung für weitere Rechnungen. Ebenfalls sollten Sie “Nur Gesamtsummen drucken” auswählen. Sie haben dann immer eine Zusammenfassung der einzelnen Positionen für den gesamten Aufenthalt.

Netzwerkarbeitsplatz einbinden in Hotelsoftware ResiGo

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Zur Einrichtung des Büroarbeitsplatzes in der Hotelsoftware müssen Hauptkasse und Büro-PC miteinander vernetzt sein. Dazu müssen beide mindestens Windows XP Professional (kein XP Home oder Vista Home Premium) als Betriebssystem haben. Dem Benutzer im Betriebssystem sollte auch auf jeden Fall ein Passwort zugeordnet sein.

DIE NETZWERKEINRICHTUNG IST NUR MÖGLICH IN VERBINDUNG MIT RESIGO PRO!

Im ersten Schritt müssen Sie das Verzeichnis C:\programme\ResiGo freigeben, damit der Büro-PC darauf zugreifen kann. Als Freigabenamen sollten Sie ResiGo verwenden.

Im 2. Schritt müssen Sie die gleiche Programmversion von ResiGo Hotelsoftware auf dem Client installieren.

Als 3. Schritt muss auf dem Client-PC die Datei netdrive.dat in´s ResiGo-Verzeichnis kopiert werden. Sollte diese nicht vorliegen kann Sie einfach über den Windows-Editor (Start/Alle Programme/Zubehör/Editor) erstellt werden. Ändern sie beim Speicher auf jeden Fall den Dateityp auf alle sonst erstellen Sie versehentlich eine netdrive.dat.txt die von ResiGo nicht erkannt wird.

Als 4. Schritt müssen Sie in die netdrive.dat den PC-Namen des Hauptkassen-PC´s eintragen und den Namen des von Ihnen freigegebenen ResiGo-Verzeichnisses. Also wenn Ihre PC Rezeption heißt müsste der Eintrag \\Rezeption\ResiGo lauten.

Damit sind alle Einstellungen vorgenommen. ResiGo Hotelsoftware wird beim nächsten Start automatisch auf die zentrale Datenbank zugreifen.

Wieso wird auf den Gastkonten in ResiGo Hotelsoftware kein Zimmerpreis gebucht?

Es kann verschiedene Gründe haben, dass in ResiGo Hotelsoftware keine Preise gebucht werden. Preise werden erst mit dem Tageswechsel gebucht, sobald der Gast eingecheckt wird. Dadurch wird verhindert, dass falsche Leistungen gebucht werden, sollte der Gast seinen Aufenthalt verkürzen, verlängern, umziehen, ein Zustellbett bekommen…. In ResiGo Hotelsoftware wird nur jeweils die Leistung gebucht, die der Gast an diesem Tag in Anspruch genommen hat. Die Zuordnung der Leistungen finden Sie unter Zimmerstamm/Kategorien.

Wenn Sie z.B. ein Doppelzimmer mit einer Belegung von einer Person reserviert haben aber in der Kategorie DZ bei 1. Person kein Preis hinterlegt ist, kann natürlich beim Tageswechsel keine Leistung gebucht werden. Geben Sie also bei der Kategorie DZ immer eine Leistung für die Belegung der Zimmer mit 1,2 oder 3 Personen an. Der richtige Preis wird dann automatisch bei der Reservierung zugeordnet.

Die Leistungen können Sie unter Artikel/Leistungen / Artikel/Leistungen anlegen. Es werden bewusst keine Preise bei den Kategorien hinterlegt, weil die Leistungen DZ, EZ… auch abweichende Preise bei Messen, Saison oder anderen Ereignissen haben können. Wenn Sie ein Doppelzimmer mit unterschiedlichen Belegungsarten haben sollten, können die Leistungen als DZ1, DZ2, DZ3… angelegt werden.

Wie sie sehen wurde die erste Übernachtung für den Gast auf das Konto gebucht. Mit jedem weiteren Tageswechsel werden die weiteren Leistungen gebucht.

Wie bekomme ich einen individuellen Zusatztext auf die Rechnung?

Vor dem Rechnungsdruck gibt es das Feld “Individueller Zusatztext”. Dieses kann dem Rechnungsformular unter Tools/Dokumenditor zugeordnet werden. Öffnen Sie dafür das benötigte Rechnungsformular im Editor.

Die Variable für den individuellen Zusatztext kann nur im Fußbereich zugeordnet werden. Sollte dieses zu klein sein, kann er über den roten Anfasser rechts nach oben vergrössert werden. Dann können Sie in dem weissen Bereich eine neue Textbox anlegen. Diese sollte 2-3 Zeilen gross sein, damit der Zusatztext auch komplett angezeigt werden kann. Sie müssen dieser Textbox dann die Variable [BD070] zuordnen.