Wie wir alle wissen ist der Druck von Rechnungen und die Rechnungsvorschau der Hotelsoftware nicht einfach. Die Gäste haben oft Sonderwünsche oder gerade bei Firmenkunden gibt es oft den Bedarf Rechnungen zu ändern oder diverse Rechnungen für die jeweilige Kostenstelle, Abteilung zu erstellen. Gerade die Extra-Leistungen müssen oft auf eine andere Rechnung gesplittet werden.

Buchhalterisch kann nicht einfach ein Beleg gedruckt werden, dieser dann verworfen oder mehrfach geändert werden. Aus diesem Grund ist es wichtig, den Gast entweder vorher genau über seine Besonderheiten abzufragen oder ihm vorab eine Rechnungsvorschau zu drucken, die nicht als endgültige Rechnung gekennzeichnet sein darf.

Druck von Rechnungen und die Rechnungsvorschau der Hotelsoftware

Wie gewohnt gehen Sie im Gastkonto auf den Button Rechnung. Übrigens noch ein kleiner Tipp. Sie können im Gastkonto Leistungen einfach per Drag & Drop z.B. vom Gastkonto auf das Bestellerkonto ziehen. Mehrere unterschiedliche Leistungen können durch Drücken der STRG-Taste gemeinsam markiert und verschoben werden.

Wollen Sie dem Gast die Rechnung vorab… zur Überprüfung vorlegen, wählen Sie die Vorschau.

Druck einer Rechnungsvorschau der Hotelsoftware

Die Vorschau ist ein Kontoauszug mit einem “Vorschau-Stempel”. Diese enthält keine Rechnungsnummer und wird auch nicht gebucht. Es können jetzt noch beliebig Änderungen an den Leistungen oder der Rechnungsadresse vorgenommen werden.

Ist die Rechnungsvorschau vom Gast akzeptiert kann jetzt der endgültige Beleg gedruckt und damit auch verbucht werden.

Wenn die Rechnung in der Hotelsoftware verbucht wurde ist das Konto “grün” hinterlegt.

Als Bestätigung kommt die Meldung, die Rechnung Nr. xx wurde ordnungsgemäß verbucht.

Bestätigung Rechnung gebucht

Gastkonto der Hotelsoftware

So viel zum Thema Druck von Rechnungen und die Rechnungsvorschau in der Hotelsoftware. Sollte doch noch etwas an der Gastadresse geändert werden müssen kann im Konto eine Rechnungskopie mit der aktualisierten Adresse gedruckt werden. Hat der Gast die Rechnung allerdings schon mitbekommen, sollte die Kopie auch unbedingt als solche vermerkt werden.